KIAT EFEKTIF SURAT MENYURAT DENGAN E-MAIL

Mengirim e-Mail
Salah satu kegiatan rutin dan penting dari sekretaris adalah menyiapkan dan mengirim surat-surat, baik berupa jawaban atas surat yang diterima maupun surat-surat yang ditujukan kepada mitra kerja perusahaan dan konsumen serta pelanggan.
Kini dengan tersedianya aplikasi e-mail, maka pola pengiriman surat pun berubah. Surat-surat tradisional diketik, diberi amplop dan perangko, dikirim melalui pos atau jasa kurir. Sedangkan dengan e-mail, sekretaris dapat mengetik dan langsung mengirimkannya ke pihak yang dituju melalui Internet.
Kemudahan yang diberikan aplikasi e-mail dalam pembuatan dan pengiriman surat ini harus dapat dimanfaatkan secara optimal oleh sekretaris untuk menyelesaikan tugas dan kewajibannya dalam surat menyurat. Beberapa kiat berikut akan meningkatkan efektifitas penggunaan e-mail:
1. Susunlah materi surat yang singkat dan tepat untuk mengungkapkan maksud dan tujuannya, karena e-mail merupakan fasilitas untuk surat menyurat secara singkat. Yang lebih ditekankan dalam surat menyurat berbasis e-mail adalah kecepatan responnya. Jika materi sangat banyak dan panjang, maka lebih baik diketik dengan aplikasi pengolah kata lalu dilampirkan.
2. Gunakanlah bahasa dan istilah-istilah yang sederhana, agar arti dan tujuan dari materi e-mail yang dikirim mudah ditangkap dan dipahami oleh penerimanya.
3. Untuk menunjukkan sopan santun boleh saja tetap menggunakan kata-kata sebutan untuk seseorang seperti Bapak, Ibu, Saudara, tetapi tidak perlu dengan kalimat-kalimat panjang yang sifatnya hanya basa-basi, misalnya “selamat siang pak, apa kabar? semoga baik-baik saja dan tidak kurang sesuatu apapun”. Kalimat basa-basi seperti itu tidak depat dalam budaya e-mail yang singkat dan padat.
4. Hindari untuk mengirimkan e-mail yang berisi surat berantai, apalagi yang berisi ancaman bagi penerimanya, jika penerima tidak mau mengirimkan kepada rekan-rekannya yang lain.
5. Berhati-hatilah dalam menggunakan huruf kapital, karena huruf kapital digunakan hanya untuk memberi tekanan bahwa kata atau hal itu penting, tetapi jika digunakan untuk seluruh kalimat memberi kesan bahwa pengirim sedang marah terhadap penerima e-mail.
6. Hindarilah singkatan-singkatan yang tidak umum digunakan atau merupakan ciptaan sendiri, karena dapat membuat bingung bagi penerima.

Attach File
Tidak jarang jika surat yang susun oleh sekretaris menjadi sangat panjang, karena harus dilengkapi dengan data atau lampiran-lampiran. Kemungkinan juga e-mail yang akan dikirim itu ingin dilampiri dengan suatu proposal.
Jika materi surat sangat panjang ataupun berupa proposal, maka akan sangat efektif, jika tidak ditulis melalui aplikasi e-mail. Selain tidak dapat diformat dengan baik, juga pulsa yang dibutuhkan untuk menunggu penulisan sangat banyak.
Oleh karena itu, agar efektif, surat sebaiknya ditulis dengan aplikasi pengolah kata tersendiri, lalu dilampirkan dalam e-mail yang dikirim. Proses melampirkan file ini, di lingkungan Internet dikenal dengan istilah attach file. Berikut ini beberapa kiat untuk menyertakan file dalam e-mail:
1. Siapkanlah file surat atau dokumen yang akan disertakan dalam pengiriman e-mail dengan menggunakan aplikasi pengolah kata, seperti MS-Word.
2. Berilah nama file yang sesuai dengan isi materi yang dikirimkan, misalnya “surat penawaran keramik”, “surat penawaran komputer”, dan lain sebagainya.
3. Jangan menggunakan vesi perangkat lunak yang terbaru untuk menyimpan file yang akan dilampirkan, karena belum tentu versi terbaru tersebut terinstall di komputer penerima. Sebaiknya penyimpanan dikonversi ke versi yang sebelumnya, karena aplikasi terbaru dapat membuka versi sebelumnya, tetapi tidak sebaliknya.
4. Pastikan bahwa file yang akan dikirim tersebut bebas dari virus, sehingga tidak membahayakan keselamatan komputer penerimanya.
5. Jika file terlalu besar, maka sebaiknya dikompres terlebih dahulu menggunakan perangkat lunak kompresi data, sehingga beban lalu lintas jaringan dapat dikurangi, dan tidak membebani kapasitas yang disediakan untuk e-mail di komputer penerima.

Menjawab e-Mail
Tugas sekretaris tidak hanya untuk membuat surat dan mengirimkannya, tetapi juga untuk membalas atau menjawab surat-surat yang masuk, baik surat yang diterima melalui pos, maupun e-mail.
Khusus surat yang diterima melalui e-mail, memiliki karakteristik tersendiri, yaitu surat itu menuntut respon time yang tinggi untuk dibalas. Oleh karena itu, sekretaris harus memiliki kiat untuk menangani balasan surat melalui e-mail.
Balasan e-mail tidak dapat ditunda, karena fungsi Internet adalah untuk mempercepat tidak saja distribusinya tetapi juga respon dari penerimanya.
Beberapa kiat berikut dapat membantu sekretaris dalam menjawab e-mail dengan baik dan menunjukkan daya respon yang tinggi:
1. Pahami lebih dahulu dengan seksama materi e-mail yang diterima sebelum menyusun jawabannya. Kecepatan memberi respon bukan berarti tidak hati-hati, karena bila terjadi kecerobohan, maka akan berdampak sangat buruk terhadap masa depan bisnis perusahaan.
2. Rumuskanlah jawaban atau balasan dalam kalimat yang singkat, padat tetapi mengandung arti dan jawaban yang dibutuhkan. Jangan bertele-tele dan banyak basa-basi tetapi tetap sopan.
3. Kirimkan segera balasan atau berita, jika sekretaris masih membutuhkan waktu koordinasi dengan pimpinan. Isi berita memberitahukan dan meminta beberapa waktu untuk menyusun balasan yang dibutuhkan. Jadi jangan sampai e-mail itu menggantung beberapa hari tanpa pemberitahuan sama sekali.
4. Jika jawaban sangat panjang, maka tulislah menggunakan aplikasi pengolah kata dan kirimkan dengan cara menyertakan file dalam e-mail yang dikirim.

Penutup
Surat menyurat menggunakan fasilitas e-mail mudah dan cepat. Namun memang ada perubahan pola dalam surat menyurat. Misalnya tanggal surat, kepada siapa surat ditujukan, persoalan apa yang akan dibicarakan dan siapa pengirimnya tidak termasuk dalam badan surat, melainkan diketik pada formulir tersendiri. Jadi pada badan surat hanya berisi materi surat saja.
Di samping itu, basa basi tidak perlu dituliskan, karena tujuan dari fasilitas e-mail adalah surat yang singkat dan padat. Selain itu, format tulisan sederhana.
Perubahan pola ini harus segera dipahami, khususnya oleh para sekretaris yang terlibat dalam kegiatan surat menyurat. Agar penggunaan fasilitas e-mail dapat optimal dan mengangkat citra perusahaan dimata rekan pebisnis lainnya dan para pelanggan.