MANAJEMEN PENGETAHUAN BERBASIS KOMPUTER

Dewasa ini, situasi kompetisi antar lembaga pendidikan semakin ketat. Tidak tertutup kemungkinan kompetisi yang ketat ini juga terjadi dalam lingkup perguruan tinggi. Dimana perguruan tinggi yang tidak serius dan kompeten untuk memajukan kualitas proses pendidikan dan mutu lulusannya tidak akan dipilih dan dipercaya lagi oleh masyarakat.
Namun, tidak sedikit pula perguruan tinggi yang ternama juga mulai mendeteksi adanya penurunan jumlah pendaftar dari lulusan SMA kelas XII, sehingga para pengelolanya mulai mencemaskan hal tersebut.
Beragam strategi dirancang mulai dari perbaikan sistem pendidikan, peningkatan fasilitas, peluncuran program-program pendidikan internasional, penggunaan buku-buku terbitan luar dan dalam negeri sebagai buku ajar, hingga iming-iming studi tour ke luar negeri dan pemberian sebuah laptop bagi setiap siswa SMA kelas XII yang mendaftar dan diterima di perguruan tinggi tersebut.
Selain itu, strategi penerimaan mahasiswa baru (PMB) juga dirancang untuk memikat dan mengikat para siswa SMA kelas XII mulai dari iklan yang gencar di berbagai media massa, maupun pembagian souvenir dan hadiah yang menyertai penyebaran brosur-brosur PMB. Bahkan banyak perguruan tinggi yang telah melakukan tes PMB jauh hari sebelum para siswa tersebut dinyatakan lulus. Proses penerimaan siswa yang lebih awal tersebut juga mulai diikuti oleh sejumlah SMA, SMP bahkan SD.

Perilaku Siswa SMA
Demi suksesnya usaha pemasaran tidak jarang perguruan tinggi merombak tim pemasarnya dari tahun ke tahun agar diperoleh komposisi yang terbaik. Apalagi saat-saat seperti sekarang ini dimana kompetisi kian ketat, tidak sedikit pemasar perguruan tinggi dituntut untuk memiliki performa yang tinggi dalam memperoleh mahasiswa tahun akademik 2007-2008. Para pemasar itu harus memeras segala kemampuannya untuk menciptakan strategi dan berjuang untuk merebut hati para siswa SMA kelas XII.
Tidak terkira rasa lelah yang dihadapinya. Terkadang para pemasar yang bekerja seolah tidak mengenal jam kerja itu membuat rumusan program pemasaran yang disusun dengan rapi dan terjadwal, tetapi ketika dipaparkan dalam forum rapat pimpinan, ternyata hampir semua rumusan itu sudah pernah dibuat di masa lampau atau dilakukan oleh lembaga kompetitor dan tidak memiliki dampak yang signifikan bagi usaha pemasaran perguruan tinggi.
Perumusan program juga sering kali terkendala oleh pergerakan atau pergeseran perilaku siswa SMA. Seharusnya pergeseran siswa SMA ini penting untuk dideteksi, karena akan berpengaruh bagi usaha pemasar dalam menyusun strategi.
Dulu, para siswa mencari perguruan tinggi yang termasyur, karena prestasinya, pendirinya, para pengajarnya, gedungnya, laboratoriumnya dan kiprahnya. Namun, belakangan ditengarai telah bergeser, dimana para siswa digerakkan oleh trend, sehingga memilih program studi yang sedang “nge-trend”. Oleh karena itu, sejumlah program studi yang sedang tidak “nge-trend” mengalami kesulitan yang sangat besar dalam mencari mahasiswa baru. Belum lagi pergeseran itu diantisipasi, kini tampaknya perilaku siswa SMA juga mulai bergeser untuk mencari kenyamanan, keamanan dan gengsi, sehingga tidak sedikit para siswa yang menjadikan fasilitas AC dan LCD projektor di kelas, bonus laptop, kenyamanan parkir, kebersamaan satu “geng”-nya untuk masuk perguruan tinggi itu, serta studi tour ke luar negeri sebagai kriteria untuk memilih perguruan tinggi yang akan dimasukinya.
Al hasil, dalam kurun masa baktinya para pemasar tersebut tidak dapat berbuat banyak, kecuali menyusun konsep-konsep atau strategi di atas kertas yang mana hal itu sudah usang, karena pernah dirumuskan di masa lampau baik oleh pemasar internal maupun kompetitor.

Basis Data Pengetahuan
Kejadian yang terus berulang tersebut tidak semestinya terjadi bila perguruan tinggi mulai mengembangkan aplikasi dan basis data dengan komputer untuk mencatat semua pengetahuan tentang pemasaran baik yang telah dilakukan oleh pemasar internal, maupun pihak kompetitor, serta hasil dari usaha-usaha tersebut.
Aplikasi dan basis data tersebut sebaiknya tidak hanya mencatat tentang konsep, strategi atau program-program pemasaran yang pernah dirumuskan, tetapi juga latar belakang lahirnya gagasan-gagasan tersebut, situasi saat itu, pergerakan segmen pasar yang dituju dalam hal ini para siswa SMA kelas XII, serta dampaknya atau hasil dari usaha-usaha tersebut.
Melalui aplikasi dan basis data komputer tersebut, maka setiap pemasar baru dapat merunut kembali usaha-usaha apa saja yang telah dirumuskan dan dampaknya untuk usaha PMB.
Bagi perguruan tinggi pada era teknologi informasi (TI) dewasa ini, pembuatan basis data pengetahuan dengan menggunakan teknologi komputer bukanlah suatu pekerjaan rumah yang sangat berat, karena perguruan tinggi tidak perlu menambah investasi baru. Investasi teknologi yang ada dapat dioptimalkan untuk mengembangkan aplikasi dan basis data pengetahuan dengan mencatat pengetahuan dan pengalaman staf internal maupun pengetahuan dan pengalaman dari pihak eksternal.
Pembangunan aplikasi berbasis komputer untuk mengelola basis data pengetahuan ini juga akan lebih mendekatkan para pemasar dengan pasar sasarannya, sehingga bidikannya akan lebih tepat tanpa harus mengeluarkan biaya yang sangat tinggi untuk melakukan uji coba strategi promosinya.

Penutup
Pembangunan aplikasi berbasis komputer untuk mengelola basis data pengetahuan ini juga dapat digunakan untuk mengelola pengetahuan dalam proses pendidikan dan pengajaran, penciptaan produk, pembuatan brand (merek), pembentukan usaha jasa atau manajemen sumber daya manusia dan lain sebagainya.
Sudah saatnya aplikasi dan basis data pengetahuan dikembangkan untuk meningkatkan kualitas manajerial baik lembaga yang memiliki tujuan profit atau non profit.